Glavne greške budgetiranja u Excelu

Koje su glavne greške budgetiranja u Excelu?

1. Paralelni unos i analitika na istom radnom listu - to vodi prema velikim tablicama s „400“ kolona u koje jedva da smijete nešto unijeti bez bojazni da se formule neće pokvariti, a da ne govorimo o opasnostima dodavanja redova/kolona.

2. Korištenje starih volatilnih funkcija kao što su OFFSET / INDIRECT u svrhu izrade izvještavanja - ako vam Excel vrti par sekundi na svaki klik, veliki ste kandidat za navedenu grešku.

3. Izrada „pomoćnih“ radnih listova za potrebe među kalkulacija - zbog toga vam je Excel velik 10, 20, a imali smo prilike vidjeti i 85 mb datoteke za budgetiranje. Što je veći Excel to vam je sve sporije: otvaranje, spremanje, unos, kalkulacije. Excel ne bi trebao prelaziti 10 mb veličine.

A sad malo brojki od našeg zadnjeg projekta za jednog dragog nam klijenta:

Prijašnje stanje:

• Excel veličine 25 mb
• Otvaranje datoteke 45 sec
• 49 radnih listova, od čega 21 „pomoćni“
• Svaki klik u datoteci (filtriranje, sortiranje, grupiranje, unos) - 3 do 4 sec odaziv
• Dodavanje nove linije za budgetiranje - 3h ažuriranja formula i kontrole
• Priprema i ažuriranje novog mjeseca - 4h ažuriranja
• ~ 800.000 ćelija s formulama

Excel je bio noćna mora za korištenje tako da smo napravili kompletnu rekonstrukciju procesa budgetiranja. U procesu je svaki dio starog sustava ostao minimalno na istoj razini korisnosti, a veliki dio izvještavanja je unaprijeđen.

Novo stanje:

• Excel veličine 6 mb
• Otvaranje datoteke 5 sec
• 24 radna lista , samo 4 „pomoćna“
• Excel nema delay u odazivu
• Dodavanje nove linije budgetiranja – insert new row (par minuta ako treba dodati opise proizvoda)
• Priprema novog mjeseca/godine – 15 do 30 min sa svim kontrolama
• ~150.000 ćelija s formulama – i dalje po našem sudu prevelika brojka nastala zbog popriličnog broja analitičkih radnih listova koje ćemo u budućnosti prebaciti u PowerBI
• Korištenje PowerPivot Tablica i Chartova.

Kako smo to postigli?

• Kompletnu obradu i pripremu sirovih podataka smo prebacili u Power Query – minimalna ušteda od 8h mjesečno za ažuriranja actuala i pripremu datoteke za novi mjesec
• Jasno smo odvojili unos od analitike podataka -  manja mogućnost greške u unosima i jednostavnije za održavanje
• Korištenje PowerPivot modela podataka za potrebe analitike – daje fleksibilnost izvještavanju i stabilnost strukture
• Kod statičkih analitičkih prikaza (zadana struktura za potrebe višeg managementa), sve stare Excel formule (OFFSET / INDIRECT / INDEX itd) smo zamijenili modernim Office365 array formulama. To su bile najčešće:BYROW / BYCOL / FILTER - ubrzavanje kalkulacija jer za razliku od starih funkcija koje rade ćeliju po ćeliju, moderne array funkcije u jednom pozivu mogu vratiti cijeli raspon rezultata -  nekoliko stotina puta brže od tradicionalnih formula
• LAMBDA – koristi koncept arrow funkcije (each u PowerQuery-ju) kako bi također optimizirali brzinu izračuna
• LET – moderne varijable u Excelu – ubrzavaju formule i olakšavaju čitanje istih

Koji su sljedeći koraci?

• Prebacivanje kompletne analitike u Power BI (u Excelu ostaje isključivo operativna analitika) - cilj je smanjiti veličinu Excel datoteke na manje od 3 mb.
• Zašto Power BI? Zato što rješava glavne probleme analitike u Excelu - dijeljenje izvještaja i onemogućavanje „petljanja“ po formulama/prikazima u Excelu.
• Zašto operativni unos ostaje u Excelu? Zato što je potrebna fleksibilnost u budgetiranju koju je jako teško izvesti kroz standardizirane alate za budgetiranje.

I za kraj, u Excelu uvijek vrijedi pravilo manje je više, tako da ako se netko hvali da ima milijun formula u datoteci i 100 radnih listova, razmislite dvaput o angažmanu.