Kako smo uz pomoć Power BI-ja unaprijedili poslovanje našeg klijenta?
Globalni brand s podružnicom u Adriatic regiji je imao više problema:
- Nenaplaćena potraživanja
- Prodaja bez marže (cjenici u rasulu)
- Skriveni gubici
- Neprofitne linije proizvoda i gomilanje zaliha
- Nije bilo fokusa u prodaji i nabavi već se sve obavljalo stihijski
Zašto je dolazilo do svih navedenih problema u poslovanju:
- Kada u velikim sustavima kupac malo kasni s plaćanjima nije veliki problem, no problem nastaje kada se propusti reagirati na vrijeme pa kupci kroz obrtaje počnu iskorištavati svoja kašnjenja. U tim slučajevima često dolazi do nemogućnosti naplate i posljedično otpisa potraživanja. Uzrok tome je sporost izvještavanja i nemogućnost pregleda šire slike svih kupaca. Naplata se nateže s obrtom koji kasni 3 fakture, a ne vidi da joj 3 velika kupca imaju više od 70% godišnjeg prometa nenaplaćeno. To se ne vidi jer za pripremu izvještaja treba 4 sata ručnog posla kojih nikad nema pa se analitika radi svakih 3-6 mjeseci, kada je već kasno.
- Kada u svakom trenutku nemate jasnu sliku oko neto 1 i 2 marže, onda se lagano dogodi da ulazni troškovi (pogotovo radi inflacije u zadnje vrijeme) skoče, a da se ne ukalkuliraju (ili se krivo ukalkuliraju jer ne postoji sustav) u prodajnu cijenu. Tada cijene po kojima se prodaje kupcu ispadnu s negativnom neto 2 maržom.
- Kada nemate mogućnost svakodnevnog kontrolinga, lagano se uvuku skriveni gubici i troškovi koje viši management zapravo nije odobrio.
- U stvaranju prodajnog mixa često se neki proizvod prodaje s manjom maržom dok se zarada ostvaruje kroz prodaju drugih srodnih proizvoda istog branda/segmenta. Problem nastaje kada kupac nakon 2 mjeseca kupovanja mixa odluči nastaviti kupovati isključivo proizvod koji je s minimalnom maržom, a prodaja shvati isto nakon pola godine. Ako imate 400 artikala navedeno se često dešava, a izvještavanje to ne može popratiti jer se većinom radi ručno i nije dovoljno fleksibilno.
- Nije postojao Al-pareto princip niti u kupaca niti u proizvodnom mixu. Trošili su se resursi i vrijeme na proizvode koje je tržište već lagano odbacilo, dok su zalihe odličnih novih proizvoda kasnile jer nabava nije popratila na vrijeme skokove prodaje.
Kako je Power BI izvještajni sustav riješio sve postojeće probleme i poboljšao poslovanje za 30+% u prvoj godini:
- Spojili smo se direktno na bazu podataka računovodstvenog i robno-materijalnog knjigovodstva – važno za napomenuti da se radi o dva odvojena sustava koje smo povezali u jednu cjelinu. Plus još 4 do 5 različitih vanjskih izvora (npr. prijedlozi novih cijena) koje smo ukomponirali u jedinstvenu cjelinu.
- Izradili smo automatizirani izvještajni sustav koji se ažurira svakodnevno a pruža informacije o:
- Računu dobiti i gubitka do razine analitičkih konta
- Zalihama – ukupna prodaja, dani vezivanja, prosječna prodaja L6M uz upozorenja na LOW/OOS
- Prodaji u dinamičnim skupinama kupaca/artikala/prodajnih mix-ova
- Kašnjenju dospijeća – razbijeni po grupama dana (30, 60, 120, 180 itd.)
- Dinamici naplate kupaca ili grupa kupaca
- Cjenicima s uključenim neto 1 i 2 maržama po različitim skupinama proizvoda/kupaca, projekcijama marži s novim cijenama
- Održavanje sustava traje otprilike 8h mjesečno, no zamjenjuje 95% svih ostalih ručnih analiza i priprema podataka. Ogromna ušteda vremena svih zaposlenih.
- Dinamika izvještavanja prilagođena svim razinama upravljanja. Voditelj prodaje može svako jutro pogledati profitabilnost na razini bitnih kupaca i grupi artikala, dok isti izvještaj može koristiti i analitičar za detaljnu kontrolu do najnižih razina podataka. Na model se može spojiti i preko Excel-a radi specifičnih potreba za analitikom.
- Cjenici su puno precizniji i jasniji. Od uvođenja ne postoji niti jedan artikl prema bilo kojem kupcu koji nema pozitivnu neto 2 maržu. Kupci su isto jasno upoznati s matematikom iza porasta cijene što produbljuje njihovo povjerenje u pošteno definirane cijene.
U suštini, uvođenjem sustava smanjilo se vrijeme odluke s jednom ili dva puta mjesečno do razine jednom dnevno. Svaka odluka je popraćena brojevima i to osigurava sigurnost poslovanja. Ispravljanje krivih odluka je isto maksimalno skraćeno jer sustav brzo prikaže smjer kretanja prodaje/potraživanja/zaliha.
Cijeli sustav je uveden kroz 45 dana (uz podršku višeg managementa i IT-a), a promjena nakon 6 mjeseci od uvođenja je očigledna.
Kupac sustava više nego zadovoljan, a zadovoljni i mi jer smo odradili još jednu uspješnu implementaciju!
